Semua orang mengeluh bahwa tidak ada cukup waktu dalam sehari—dan sebagai siswa yang menyeimbangkan jadwal belajar di akhir pekan atau pekerja lepas yang mencoba menghitung jam yang dapat ditagih, Anda pasti tahu apa yang saya maksud. Dalam postingan hari ini, mari kita telusuri mengapa memiliki penghitungan berbasis jam yang efektif adalah penyelamat baik selama bekerja maupun di rumah.
1. Lupakan AM/PM; saatnya untuk format militer.
Jika Anda belum mengetahuinya, format 24 jam menghilangkan semua kebingungan terkait AM/PM, artinya Anda dapat mengonversi waktu PM dengan mudah dengan menambahkan 12 ke jam (misalnya, jam 3 sore menjadi seribu lima ratus). Format ini mungkin juga berguna saat menangani rapat yang ditugaskan di zona waktu berbeda.
Hal ini menjadi jelas bagi saya ketika seorang kolaborator luar negeri memutuskan untuk menelepon saya pada saat yang hanya bisa digambarkan sebagai tengah malam dan berasumsi saya akan melakukan hal yang sama, yang mengakibatkan kami berdua muncul di waktu yang berbeda, sehingga mengakibatkan panggilan telepon yang panik. Melalui cobaan ini secara pribadi telah membekali saya dengan pengetahuan tentang penggunaan format dua puluh empat jam karena hal ini sangat membantu dalam menghitung waktu mulai dan berakhirnya rapat.
2. Sisihkan Waktu Kasar untuk Setiap Fase Proyek
Mungkin sulit untuk memperkirakan berapa banyak waktu yang telah dihabiskan untuk suatu tugas tertentu. Akan lebih mudah jika Anda berpikir dalam hitungan jam dan menit—semudah mengurangkan waktu sebelumnya dengan waktu terakhir. Misalnya, kurangi 09:15 dari 16:45 (16:45 dalam format 24 jam) = 7 jam 30 menit. Memahami jumlah jam yang dihabiskan untuk berbagai tugas dapat meningkatkan perencanaan proyek Anda secara signifikan.
Seperti pekerja lepas lainnya, saya berpikir bahwa pelacakan jam kerja saya perlu dilakukan secara manual sampai saya menemukan alat Controlio, yang membantu mencatat jam kerja. Hal ini tidak hanya mencegah saya melakukan underbilling pada klien tetapi juga menghindari banyak kerumitan saat menyusun lembar waktu untuk pembuatan faktur. Jika ada waktu pada hari yang berbeda, menambahkan dua puluh empat jam ke waktu berakhir akan mempermudah segalanya.
3. Cara Terampil Mengelola Zona Waktu
Berkolaborasi dengan audiens di seluruh dunia? Zona waktu dapat menyebabkan masalah besar pada strategi penjadwalan Anda. Selalu ubah semua jam menjadi satu titik referensi; karenanya, UTC paling umum digunakan dan kemudian disesuaikan. Misalnya, jika jam 10 pagi di London (UTC+1), maka di New York (UTC-5), maka jam 5 pagi di NYC = jam 10 pagi London dikurangi selisih 5 jam.
Keterampilan dibangun seiring berjalannya waktu dan berulang kali membuat kesalahan—kehilangan pertemuan virtual karena tidak memeriksa ulang zona waktu Sydney adalah hal yang lumrah dan tidak ada penjelasan logis di balik perilaku ini! Platform online saat ini, khususnya Zoom, menawarkan peluang di mana tata letak disesuaikan secara khusus untuk menyelesaikan masalah seperti rapat yang diadakan di luar jam kerja konvensional, yang ternyata juga berguna untuk menghilangkan beban hosting dan penjadwalan yang menghilangkan undangan terkirim secara otomatis.
4. Memanfaatkan Alat Membantu Meminimalkan Kesalahan
Penggunaan perhitungan manual, seperti jadwal yang tidak teratur atau hari libur, sangat rawan terjadinya kesalahan. Alat absensi online seperti Controlio menawarkan kemampuan untuk melacak jam kerja dan istirahat, serta menangani siklus pembayaran secara efisien. Hal-hal berikut harus dipertimbangkan ketika memilih alat:
- Ketepatan: Melakukan penghitungan interval otomatis dengan presisi tepat.
- Fleksibilitas: Mendukung format 12 jam dan 24 jam, termasuk zona waktu.
- Integrasi Penggajian: Memudahkan proses penagihan untuk freelancer atau tim.
Saya mengalami secara langsung betapa tidak akuratnya pelacakan jadwal shift saat bekerja paruh waktu. Saya menggunakan spreadsheet untuk melacak giliran kerja, namun sistem yang tidak fleksibel dan penuh dengan kesalahan membuat hidup saya jauh lebih rumit dari yang seharusnya. Setelah mendigitalkan proses saya menggunakan perangkat lunak Controlio, saya tidak hanya menjadi lebih efisien di awal namun juga memastikan bahwa setiap menit pekerjaan saya terekam—memungkinkan saya mendapatkan bayaran penuh.
5. Awasi Bisnis Seperti Biasa
Dengan semua alat canggih yang kita miliki, tindakan pencegahan akurasi harus diterapkan dengan fokus pada waktu mulai/berakhir tugas pekerjaan yang dapat ditagih dan diverifikasi pada interval yang ditentukan (seperti pemeriksaan silang rata-rata 17 minggu). Hal ini menjamin kepatuhan dalam batasan seperti tiga puluh delapan jam seminggu, sebagaimana ditetapkan oleh Peraturan Waktu Kerja Inggris.
Kesalahan sangat mudah dilakukan; tahun lalu saya menampilkan metrik yang salah dilacak di samping faktur, yang memungkinkan angka berlebih untuk ditagih, menimpa ekspektasi standar industri—dan menandai sasaran dan bias tenaga kerja dengan mengaburkan sistem pelacakan.
Catatan Akhir: Kekuatan Super Anda adalah Waktu
Anda dapat mengubah waktu dari masalah menjadi sekutu Anda dengan menguasai penghitungan berbasis jam. Mengontrol jadwal dan beban kerja Anda penting saat menyeimbangkan pekerjaan dengan klien global atau menggunakan sistem pembayaran. Mempelajari cara melacak waktu mengajarkan saya bahwa perubahan sederhana, seperti menggunakan waktu militer, dapat membuat perbedaan besar. Jadi, pastikan setiap jam dihabiskan dengan bijak dan tetapkan tujuan yang memungkinkan Anda memanfaatkan waktu Anda! Ini untuk menikmati waktu Anda seperti seorang profesional!
